Kiedy dzwonić pod numer alarmowy
Pożar, silne zadymienie, podejrzenie ulatniania się niebezpiecznej substancji czy wypadek wymagający działań ratowniczych należy zgłaszać pod numerem 112. Numer 998 również służy do zgłaszania zagrożeń pożarowych i innych zdarzeń wymagających interwencji straży pożarnej. Nie należy zastępować zgłoszenia alarmowego telefonem do biura jednostki: taki kontakt może opóźnić przekazanie informacji dyspozytorowi. Przy zgłoszeniu trzeba podać możliwie dokładną lokalizację, rodzaj zagrożenia oraz informację, czy ktoś potrzebuje pomocy. W Toruniu pomocne będzie wskazanie nie tylko ulicy i numeru budynku, lecz także wejścia na posesję, piętra lub punktu orientacyjnego, jeśli dojazd jest utrudniony.
W czasie rozmowy należy odpowiadać na pytania operatora i nie rozłączać się, dopóki nie zakończy on przyjmowania zgłoszenia. Jeśli można to zrobić bez narażania zdrowia, należy ostrzec inne osoby i opuścić zagrożone miejsce. Nie trzeba samodzielnie ustalać, która jednostka ma przyjechać ani szukać numeru do najbliższej remizy. O skierowaniu sił ratowniczych decydują służby przyjmujące zgłoszenie.
Sprawy załatwiane poza trybem alarmowym
Kontakt urzędowy ze strażą pożarną może dotyczyć między innymi ochrony przeciwpożarowej obiektu, czynności kontrolno-rozpoznawczych, dokumentacji związanej z inwestycją lub wniosku o udostępnienie informacji. Przed telefonem albo wysłaniem pisma należy ustalić, której jednostki dotyczy sprawa i czy wymagane jest działanie Państwowej Straży Pożarnej, czy kontakt z inną instytucją, na przykład zarządcą budynku. Straż pożarna nie zastępuje właściciela ani zarządcy w bieżącym utrzymaniu instalacji i wyposażenia przeciwpożarowego. Nie wykonuje też na telefon prywatnych przeglądów gaśnic czy okresowych kontroli instalacji na zlecenie mieszkańców.
Jak przygotować pismo lub wizytę
W sprawie dotyczącej konkretnego obiektu należy przygotować jego adres, opis problemu i dokumenty, na które powołuje się zgłaszający. Przydatne mogą być zdjęcia, daty wcześniejszych zdarzeń oraz dane osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za budynek. Jeżeli pismo dotyczy postępowania, należy podać jego numer, o ile został nadany. Przed osobistą wizytą należy potwierdzić telefonicznie godziny przyjmowania interesantów, właściwy adres i sposób składania dokumentów. Adres jednostki widoczny w katalogu nie musi być adresem komórki prowadzącej daną sprawę. Osoba działająca w imieniu właściciela obiektu lub firmy powinna również sprawdzić, czy potrzebuje pełnomocnictwa. Gdy zgłaszany problem stwarza bezpośrednie zagrożenie dla ludzi, nie należy czekać na odpowiedź na pismo – właściwą drogą jest zgłoszenie alarmowe.